Administrasjonssjefen kan delegere myndigheten videre til underliggende instans, f. eks. kommunehelsetjenesten. Slik delegasjon må forøvrig være i overensstemmelse med kommune-loven.

I kommunen vil situasjonen ofte være at tilsyns- og godkjenningsmyndighet er den samme instans. Det er denne situasjonen som ofte blir omtalt som "bukken som passer havresekken". Dette stiller krav til den nærmere fordelingen av myndighet innen kommunen. Det blir bl.a. viktig at kommunene søker å organisere seg på en slik måte at den som fører tilsyn i størst mulig grad har et uavhengig forhold til tilsynsobjektet. Dette innebærer for eksempel at den som delegeres myndighet m. h. t. godkjenning/tilsyn ikke bør være den samme som den som kartlegger virksomheten i forhold til krav og framlegger søknad om godkjenning (leder/eier).

Virksomhetens eier skal i søknaden framlegge dokumentasjon som viser hvordan det skal sikres at virksomheten planlegges, etableres (ved ny virksomhet), drives og videreutvikles i samsvar med forskriftens bestemmelser. Dette betyr i praksis en redegjørelse i forhold til alle bestemmelsene i forskriften. Søknader som fremlegges for godkjenning, forutsettes dermed også å inneholde en redegjørelse for hvordan internkontrollplikten søkes ivaretatt.

Ved søknad om godkjenning skal normalt følgende opplysninger følge søknaden:

1. Beskrivelse av virksomheten, herunder opplysninger om hvor mange barn/elever som går/skal gå i barnehagen eller på skolen.
2. Fremdriftsplan for evt. etablering og/el. endring av virksomheten.
3. Dokumentasjonslister. Det vil si oversikt over de dokumenter virksomheten har benyttet som underlagsdokumentasjon for søknaden, f. eks. relevant regelverk, anerkjente normer/standarder og veiledning osv.
4. Oversikt over spesielle forhold som er av betydning for barnas helse, f. eks. spesiell beliggenhet, utearealer, bygningsmessig utforming osv.
5. Beskrivelse av omfang av og resultater/konklusjoner fra målinger/kartlegging etc.
6. Beskrivelse av evt. avvik fra forskriftskrav.
7. Beskrivelse av håndtering av evt. avvik, det vil si beskrivelse av tiltak for å etterleve kravet i forskriften.
8. Plan for videre oppfølging/kontroll.

Ved forberedelse av søknad kan det bli behov for målinger og kartlegging som virksomheten selv verken har nødvendig kompetanse eller utstyr for å gjennomføre. Det er likevel viktig å poengtere at ansvaret for at disse aktivitetene utføres påligger virksomhetens eier. Det blir derfor opp til eier å f. eks. etterspørre en kartlegging av virksomheten.